0
Вы уже выбрали нишу и работаете в ней относительно продолжительное время? У вас уже более или менее настроены продажи, есть оборот, вы понимаете, что работаете с прибылью, но не очень хорошо представляете с какой. Вероятно, у вас уже есть какой-то учет, который примерно показывает, что происходит с деньгами, сколько их осталось по итогам месяца, но этой информации вам не хватает.
Вы уже знаете, что остаток денег в кассе и на счетах – это далеко не всегда то, что можно вытащить на дивиденды. И вы задаете себе вопросы: сколько денег я могу вытащить из бизнеса? Сколько я заработал в этом месяце? Что я уже заработал, а что на самом деле предоплата от покупателей, и из этого нужно будет еще платить зарплату? Что на самом деле происходит в бизнесе: работы много, деньги есть, но они все время в обороте, и на себя ничего не остается? И сколько денег уже вложено в бизнес?
Для ответа на эти вопросы вам нужно настроить внутренний учет. Он должен описывать ваш бизнес с трех сторон. Во-первых, что происходит с деньгами: сколько вы получили от клиентов, сколько потратили на материалы, зарплаты, аренду, рекламу, сколько получили/вернули кредитов и займов. Во-вторых, отчеты по исполнению сделок: какую выручку они принесли, какие затраты с ними связаны. В-третьих, что происходит с активами и обязательствами: какие предоплаты получены, какие долги остались, сколько есть материалов и оборудования.
Настроить такой учет можно по алгоритму, описанному ниже.
Первоочередная задача: отчеты по остаткам и движению денег
Контроль за деньгами – в первую очередь. Деньги – это отправная точка, они легче всего поддаются учету и контролю. И они являются универсальным измерителем бизнеса: есть деньги – хорошо, нет денег – что-то не так.
По существу, есть два принципиально разных типа денежных средств: нал и безнал. Будем называть их касса и счета соответственно. Контроль за счетами проще: даже если вы упустили какие-то движения и не отразили их своевременно, то можно взять платежки и по ним восстановить картину. Хотя это и займет больше времени, чем учесть все вовремя. С наличкой все сложнее: если ее не учесть в тот же день, то потом очень тяжело вспомнить, когда, сколько именно и на что было потрачено. Поэтому движения денег лучше отражать день в день.
Чтобы вести учет движения денег, нужно завести отдельную таблицу. В этой таблице отражать следующую ключевую информацию: дата движения, контрагент (клиент / поставщик / кредитор), статья движения, сумма. На всякий случай можно добавить еще комментарий. Самое сложное в этом перечне – это статьи движения. На первое время мы предлагаем использовать несколько крупных статей, а детализировать учет позднее, когда на это будет время и ресурсы.
Итак, используйте следующие статьи движения денежных средств:
1. Оплата от покупателей;
2. Прямые затраты: поставщики и прочее;
3. Маркетинг, реклама и продвижение;
4. Косвенные затраты: аренда, комиссии банка, почта и прочее;
5. Зарплаты;
6. Налоги;
7. Покупка оборудования, мебели, оргтехники;
8. Кредиты и займы (без процентов);
9. Проценты по кредитам и займам;
10. Расчеты с учредителями: вложения и дивиденды.
После этого остается только настроить отчеты и заносить данные в таблицу. Для ведения учета формирования отчетов первое время удобнее всего использовать Excel или Google Sheets. В данном случае Google Sheets удобнее, потому что доступ к ним возможен почти всегда и везде.
Кстати, мы сделали универсальную систему ведения управленческого учета онлайн. Отчеты по платежам, добавление и изменение платежей, все, что нужно всего за пару кликов. Попробуйте бесплатно систему в деле прямо сейчас: http://upravlenka.brpadvice.ru/
Вторая задача: отчеты по прибыли от продаж
Этот отчет показывает, насколько эффективна ваша деятельность. Чем он отличается от движения денег? Рассмотрим пример.
Мы, компания А, перепродаем поддоны. Компания Ромашка – наш покупатель, а компания Гвоздичка – наш поставщик. Допустим, в январе Ромашка заплатила за поддоны 55 тысяч рублей. А отгрузили мы ей поддонов только на 30 тысяч рублей. Эти 30 тысяч – это продажи января. Разница между полученными 55 тысячами и 30 тысячами продаж, то есть 25 тысяч рублей, – это предоплата.
В отчет по прибыли от продаж нужно записать только продажи января, без предоплаты. Но предоплата в учете не теряется: она отражена в отчете по остаткам и движению денег.
Но продажи, это еще не прибыль. Чтобы рассчитать прибыль от продаж, нужно учесть затраты. Поддоны, отгруженные Ромашке в январе, мы купили у Гвоздички за 16 тысяч рублей. Февральские поддоны мы еще не забирали.
В отчет по прибыли от продаж нужно записать затраты на январские поддоны – 16 тысяч рублей.
Тогда прибыль от продаж в январе – это разница между 30 тысячами (продажи) и 16 тысячами (затраты), то есть 14 тысяч рублей.
В то же время остаток денежных средств – это 55 тысяч (получено от Ромашки) минус 16 тысяч (заплатили Гвоздичке), то есть 39 тысяч рублей. Но из них 25 – это еще незаработанные деньги. Условно говоря, если Ромашка откажется от февральской поставки и попросит вернуть предоплату, вам придется это сделать. Получается, что 25 – это что-то вроде «шкуры неубитого медведя».
Вернемся к прибыли от продаж, которая составила 14 тысяч рублей. Эта прибыль может быть уменьшена и на другие затраты: зарплаты, аренду, рекламу, маркетинг, налоги и другие затраты. Эта прибыль также уменьшается на проценты по кредитам и займам. Но она не меняется при получении / погашении самих кредитов и займов.
Итог, который вы увидите в таком отчете, – это то, что вы действительно заработали. Но чтобы понять, сколько из заработанного можно вытащить на дивиденды, нужно учесть, сколько нужно оставить на нормальную работу и исполнение обязательств в следующем периоде. Для этого нужно знать, какие активы и обязательства у вас есть.
Третья задача: отчеты по активами и обязательствам
Этот отчет составляется на какую-то конкретную дату. Например, на последний день месяца. В отчете содержится информация, с одной стороны, о том, что у вас есть, с другой стороны, кому и сколько вы должны.
Первая часть, ваши активы, включает в себя следующие блоки:
1. Оборудование, мебель, оргтехника;
2. Товары, материалы, которые вы уже купили, но еще не продали;
3. Предоплаты в адрес поставщиков;
4. Долги покупателей;
5. Деньги в кассе и на счетах;
6. Прочие активы.
Вторая часть, ваши обязательства, включает в себя:
1. Долги по кредитам и займам;
2. Долги поставщикам;
3. Предоплата, полученная от покупателей (по неисполненным сделкам);
4. Задолженность по зарплате;
5. Задолженность по налогам;
6. Прочие обязательства.
Если вы от общей суммы активов отнимите общую сумму обязательств, то полученная величина покажет чистый финансовый результат вашего бизнеса. Проще говоря, если эта величина положительная, значит вы в плюсе, если отрицательная – в минусе.
Четвертая задача: «затачивайте пилу»
После того, как вы составите эти три отчета, вы станете лучше видеть и понимать ваш бизнес. Чтобы постоянно повышать его эффективность, вам нужно постоянно внедрять лучшие методики. Это касается и фронт-энда (продажи: скрипты, лендинги, сайты, менеджеры), и бэк-энда (исполнение сделок, качество, сервис, постпродажи), и в том числе это касается учета и отчетности. Постепенно детализируйте отчеты, раскрывайте их наиболее существенные части, проводите продвинутую аналитику: считайте коэффициенты, рентабельность, маржинальность и другие показатели, следите за динамикой и трендами.
Резюме
Финансовый анализ для небольших компаний – это, в первую очередь, формирование целостной картины бизнеса, его финансовой стороны. Такое понимание достигается за счет создания трех блоков учета: движение денег, прибыль от продаж, активы/обязательства. Даже без расчета дополнительных коэффициентов эти три отчета вместе показывают вам, сколько вы зарабатываете, предоплаты, которые находятся «в резерве», сколько можно вытащить из бизнеса. Когда вы это понимаете, можно переходить к более детализированному финансовому анализу.
Начните вести учет прямо сейчас, чтобы зарабатывать больше уже завтра. Используйте систему ведения управленческого учета BRP ADVICE. Первые 14 дней бесплатно: http://upravlenka.brpadvice.ru/
Остались вопросы? Задайте их на нашей странице ВКонтакте и подписывайтесь на наши новости.
Специалисты BRP ADVICE помогут провести финансовый анализ вашего бизнеса и настроить учет.
Желаем вам успешной работы!
Ваш Виктор Рыбцев
и команда Учебного центра BRP ADVICE.