Главное правило любого учета или просто про пользу двойной записи

В статье про финансовую отчетность мы говорили о том, что активы баланса всегда равны пассивам. Другими словами, то, что у вас в бизнесе есть, равно сумме ваших инвестиций в этот бизнес и накопленных обязательств (долгов). Между главными формами финансовой отчетности всегда сохраняется взаимосвязь: остатки денежных средств переходят из отчета о движении денежных средств в активы баланса, а прибыль из отчета о финансовых результатах в пассивы баланса.

Почему эти соотношения всегда выполняются? И как эти правила использовать для проверки учета и быстрого планирования?

Чтобы ответить на эти вопросы, можно воспользоваться опытом бухгалтеров. Они хорошо знают о правиле «двойной записи». Это правило помогает правильно вести бухгалтерию уже более 5 столетий.

Простым языком суть правила двойной записи сводится к закону сохранения вещества: если где-то что-то убыло, то где-то столько же прибыло.

Объясним, как работает двойная запись на примерах:

1. Вы занимались перепродажей сувенирной продукции. У вас есть на счетах 1 миллион. Вы решили делать сувенирку самостоятельно. Для этого понадобилось купить оборудование на 700 тысяч. Вы оплатили его и запустили.

Теперь у вас денег стало меньше, их остаток стал 300 тысяч. Но появилось оборудование на 700 тысяч рублей. Это и есть результат правила двойной записи.

2. Покупатели вам были должны 500 тысяч. Они заплатили 300 тысяч.

Теперь у вас денег стало больше на 300 тысяч. Но долг покупателей сократился на те же самые 300 тысяч. Это и есть результат правила двойной записи.

В бизнесе вы можете не только оперировать текущими активами, но и увеличивать его масштаб. Это происходит, когда вы получаете прибыль и оставляете ее в обороте, когда вкладываете дополнительные собственные средства или наращиваете объем обязательств. Правило двойной записи при этом продолжает работать, например:

1. Вы получили в кредит 1 миллион на расширение бизнеса. Эти средства уже поступили на ваш счет, но вы их еще не потратили.

Теперь у вас стало больше и денег, и обязательств на одну и ту же сумму. Это опять же результат двойной записи.

2.Поставщик отгрузил вам материалы на 500 тысяч на условиях отсрочки платежа.

Теперь у вас выросли остатки запасов на 500 тысяч, но одновременно выросли и обязательства перед поставщиком. И это тоже результат двойной записи.

Это были простые примеры, которые затрагивают только пару объектов учета: деньги и оборудование, деньги и долг покупателей, деньги и долг по кредитам, материалы и долг перед поставщиками. Бывают и более сложные операции. Они влияют на четное количество счетов и могут быть разложены на несколько двойных записей.

Например, получение прибыли компании. Оно складывается из множества операций: продажа продукции, покупка сырья, выплата зарплаты, налоги и многое другое. Подробно каждую операцию мы уже рассматривали в статье про типовые операции и их отражение в отчетности (читайте статью по этой ссылке).

Масштаб бизнеса также может снижаться. Это происходит при погашении кредитов, возврате средств собственникам (в том числе через выплату дивидендов), получении убытков.

Как использовать правило двойной записи для проверки учета и отчетов?

В любой момент времени ваши активы должны быть равны сумме ваших инвестиций в бизнес, накопленной прибыли / убытков и задолженности компании. Выполнение этого равенства показывает, что контур учета замкнут, вероятность системных ошибок в учете невелика. Когда это равенство выполняется, можно заниматься детализацией учета, формировать более подробные и информативные отчеты. Остается только сверять итоги и подытоги в этих отчетах-расшифровках с данными из агрегированных финансовых отчетов.

Как использовать правило двойной записи для планирования?

В любом финансовом плане, будь то финансовая модель, бюджет или «расчет на коленке» правило двойной записи работает точно так же, как и в учете уже свершившихся событий. Поэтому необходимо определить, как то или иное событие повлияет на остатки активов и обязательств, скажется на прибыли или убытках, отразится на движении денежных средств. Например, продажа продукции повлияет на выручку, на поступления денежных средств и на остаток задолженности покупателей.

Теперь, когда вы ответили на ключевой вопрос, необходимо составить небольшую таблицу:

Используя такую таблицу в планировании вы сразу получаете нужную информацию для различных прогнозных отчетов. Задолженность покупателей на конец периода пойдет в баланс, выручка – в отчет о финансовых результатах (отчет о прибылях и убытках, БДР или PnL statement), поступления – в отчет о движении денежных средств (БДДС или cash flow statement).

Итак, главное правило любого учета – это двойная запись. Использование этого правила позволяет вам быстро создавать и находить контрольные точки для проверки правильности учета. К таким контрольным точкам относятся, в том числе, равенство активов и пассивов баланса, схождение данных в отчете о движении денежных средств и балансе, в отчете о финансовых результатах и балансе.

Правило двойной записи позволяет упростить планирование и бюджетирование. Для этого необходимо использовать таблицу, в которой вы показываете, как планируемое событие раскладывается на двойную запись. В результате собрать прогнозный баланс, ДДС и прибыли/убытки оказывается намного проще.

Кстати, вести учет и не задумываться о его правилах и принципах можно в нашей системе онлайн-учета. Начните бесплатно прямо сейчас: http://upravlenka.brpadvice.ru/

Остались вопросы? Задавайте вопросы и подписывайтесь на новости в нашей группе ВКонтакте, чтобы раньше узнать о новых полезных решениях.

Желаем вам успешной работы!

Команда BRP ADVICE.