0
Вы ведете учет в Таблицах Google? Таблицы становятся все больше, а понять, что происходит все сложнее? Создайте сводную таблицу, и отчет будет готов за несколько секунд.
Чтобы создать в Google Sheets сводную таблицу нужно следовать простому алгоритму. Алгоритм включает три действия: подготовка исходной таблицы, создание сводной таблицы, настройка отчета. Этот алгоритм рассмотрим на примере таблицы с данными об отгрузках разных фруктов по регионам. Посмотреть пример вы можете по этой ссылке.
1. Подготовка исходной таблицы
Сводная таблица будет полезной только, если ваши исходные данные правильно структурированы:
- каждый столбец в учетной таблице должен содержать одного типа. В примере это отдельный столбец для даты отгрузки, отдельный столбец – для региона, отдельный – для продукта и отдельный – для общей суммы отгрузки.
- Над данными таблицы должна быть отдельная строка с заголовками столбцов.
- Старайтесь не использовать объединенные ячейки в учетной таблице.
- Если вы хотите видеть итоги по годам или месяцам, то необходимо добавить в таблицу столбцы для их автоматического расчета. Для расчета года нужно использовать функцию YEAR(). Для расчета месяца нужно использовать функцию MONTH(). Как работают эти функции, вы можете посмотреть в примере на листе «Данные» в столбцах E и F.
2. Создание сводной таблицы
Для создания сводной таблицы выделите всю исходную таблицу, в том числе заголовки. В меню «Данные» выберите пункт «Отчет в виде сводной таблицы». В английском интерфейсе Google Sheets – это меню «Data», пункт «Pivot table report».
После этого будет создан отдельный лист, на котором остается настроить вид и содержание отчета.
3. Настройка отчета
Перейдите к созданному листу со сводной таблицей. Сначала он будет пустой, но на этом листе справа появилось меню «Редактор отчетов». В этом меню есть возможность добавить поля в «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтр».
Используйте это меню, чтобы добавить в сводную таблицу столбец «Год». Затем добавьте в сводную таблицу столбец «Месяц».
Затем с помощью «Редактора отчетов» добавьте в сводную таблицу строку «Регион», затем строку «Продукт».
Теперь остается добавить в значения поле «Сумма».
В значениях можно настроить тип рассчитываемого итога. Это может быть общая сумма по таким отгрузкам, минимальная, максимальная сумма отгрузки, средняя стоимость и другие варианты. При необходимости вы можете вывести несколько типов итогов в одной сводной таблице.
И важное замечание: в отличие от Excel сводные таблицы в Google обновляются автоматически. Но мы советуем регулярно проверять, ссылается ли сводная таблица на весь диапазон исходных данных.
Попробуйте создать свою сводную таблицу в Google Sheets. Если у вас будут вопросы, вы можете написать их в нашей группе ВКонтакте.
Специалисты BRP ADVICE помогут провести анализ вашего бизнеса и настроить учет.
Желаем вам успешной работы!
Ваш Виктор Рыбцев
и команда Учебного центра BRP ADVICE.