0
Почему проваливается большинство проектов по внедрению управленческого учета? В большом количестве случаев постановкой управленческого учета занимаются специалисты с опытом в финансовом менеджменте. Рекрутируются сотрудники и руководители финансовых отделов, нанимаются внешние консультанты-финансисты, назовем их единым словом «финансисты». Даже при высокой квалификации таких специалистов внедрение управленки будет происходить очень тяжело, потому что понимание целей у руководителя компании и у финансиста может заметно различаться.
Что такое управленческий учет для финансиста? Для него управленческий учет – это, в первую очередь, учет хозяйственных операций и формирование отчетности. Главные формы финансовой отчетности, которые нужны финансисту, – это баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. К отчетности можно подключать планирование и бюджетирование, а отчеты детализировать с нужной точностью: по структуре доходов, по себестоимости, по зарплатам и так далее.
Что такое управленческий учет для управленца? Это источник информации для принятия решений о развитии бизнеса: какая продукция приносит больше прибыли? Как построить систему мотивации персонала? Какие рекламные каналы наиболее эффективны? Сколько денег можно вытащить на дивиденды? Есть ли временно свободные средства, и как их лучше использовать? Какие скидки можно дать ключевым покупателям? Открывать новое направление или нет? Какие затраты можно сократить? Подобные вопросы руководителю компании нужно решать постоянно, и на этапе создания бизнеса многие решения принимаются интуитивно. Когда компания становится больше, управленец уже не может держать в уме всю нужную информацию. Ему нужна наглядная подсказка о том, что происходит в бизнесе.
В большинстве случае главные формы отчетности, которые срочно нужны управленцу: отчеты по продажам, отчеты по себестоимости и доходности продукции, отчеты по эффективности рекламы, отчеты по деньгам и план платежей.
Именно такие отчеты и нужно собрать финансисту в самом начале проекта по внедрению управленческого учета. Но финансист при этом должен создавать такие отчеты не просто как временные решения. Такие отчеты впоследствии превратятся в важные взаимосвязанные блоки итоговой финансовой отчетности.
Таким образом, первоочередная задача финансиста при постановке управленческого учета – это вместе с управленцем определить самые актуальные отчеты. Хороший вариант – это прямо на ходу на листке бумаги набросать отчет, как его хочет видеть руководитель.
Наиболее вероятно, что для формирования идеального отчета сначала не окажется нужных данных. В таком случае финансисту надо использовать подход: сделай на троечку и иди дальше, замкнешь круг, доработаешь на четверочку. При таком подходе управленец будет получать информацию постепенно и не произойдет информационной перегрузки. Это позволит постоянно повышать качество управленческих решений и развивать бизнес.
Что очень полезно добавить в отчеты? Эффективность бизнеса измеряется прибылью, поэтому в отчетах крайне полезной будет возможность устанавливать другие значения факторов и в онлайн-режиме видеть, как при этом меняется прибыль. Например, как изменится прибыль при повышении конверсии, среднего чека или входящего трафика. Такие отчеты относительно просто создать в Excel или Google Docs, но они позволят прикладывать усилия с максимальной отдачей.
О чем обязательно нужно помнить создавая отчеты? Для управленца важно качество и своевременность информации. Качество означает, что данные в отчете верны или не содержат существенных ошибок. Для финансиста верность отчетов достигается в результате применения классических правил учета: двойной записи, взаимосвязи между формами финансовой отчетности и выполнение балансового равенства. Проблема в том, что сначала эти правила учета не выполняются. Поэтому финансисту обязательно надо найти дополнительные контрольные точки для проверки правильности отчетов.
Такие контрольные точки всегда есть, но могут заметно различаться. Для рекламы в Яндексе это, например, сумма оплаты, отраженная в Директе и учтенная в управленке и/или бухгалтерии, а также остаток средств на рекламных кампаниях на начало и конец месяца. Для отчетов по денежным средствам – это остатки и обороты по банковским выпискам. Проверкой корректности расчетов доходности единицы продукции могут быть суммы оплат поставщикам и поступления от покупателей.
Какие проблемы часто возникают при таком подходе?
1. Из-за отсутствия утвержденной учетной политики часто отчеты, составляемые за разные периоды, не соответствуют друг другу. В них происходят аномальные колебания данных.
Чтобы избежать таких ошибок, обязательно записывайте методику и порядок формирования отчета с самой первой его версии. При изменении методики отчеты за текущий и предыдущий период должны быть сформированы по обеим методикам. Это наглядно покажет отличия.
2. Отсутствие складского учета. Эта проблема особенно актуальна для производственных компаний. Когда на предприятии не ведется тотальный складской учет, корректно рассчитать реальную себестоимость готовой продукции невозможно.
Чтобы получить данные о себестоимости за отчетный период необходимо знать остатки материалов на начало периода, на конец периода, а также информацию обо всех поступлениях за период. Для этого необходимо постоянно проводить инвентаризацию.
Ее в таком случае должна проводить комиссия в составе руководителя компании, начальника производства, кладовщика (если есть), финансиста. Разделение комиссии для более быстрого подсчета недопустимо. Также недопустимо и делегирование задачи исполнителям. Время, затраченное на проведение инвентаризации, должно быть зафиксировано, оценено в денежном выражении и сопоставлено с затратами на создание складского учета. В противном случае важность сиюминутных задач будет всегда превалировать над контролем затрат в цеху и сохранностью материалов на складе.
3. Несвоевременность отчетов. В этом случае отчеты лучше упростить, чтобы обеспечить управленца необходимым минимумом актуальной информации.
4. Наличие ошибок в отчетах. Для каждой выявленной ошибки должна быть найдена или создана контрольная точка.
Таким образом, алгоритм внедрения управленческого учета можно описать так:
1. Сформируйте перечень вопросов, ответы на которые срочно нужны управленцу. По каждому вопросу управленец и финансист должны сделать простой и понятный эскиз отчета.
2. После этого финансисту нужно представить общий контур учета. Завершение контура – это взаимосвязанные баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. Финансист должен ответить на вопрос: где в этом контуре находятся отчеты, нужные руководителю.
3. Сделать первые редакции отчетов, необходимых руководителю. Внешний вид, детализация данных могут быть на троечку; главное обеспечить оперативность и достоверность данных.
4. Добавить контрольные точки для подтверждения отчетных данных.
5. Упорядочить подготовку отчетов. Провести минимальную автоматизацию, чтобы высвободить время для работы над другими элементами контура управленческого учета.
6. Добавлять элементы в контур управленческого учета, обеспечить формирование триады финансовой отчетности.
7. Совершенствовать имеющиеся управленческие отчеты.
Разобраться с триадой финансовой отчетности вы можете статье по этой ссылке.
Рекомендации по настройке отчета о движении денежных средств есть в этой статье.
Внедряйте управленку и зарабатывайте больше. Специалисты BRP ADVICE помогут вам разобраться в тонкостях управленческого учета, бюджетирования, и ощутить пользу от управленческого учета с первых дней его внедрения.
Остались вопросы? Задайте их на нашей странице ВКонтакте и подписывайтесь на наши новости.
Желаем вам успешной работы!
Ваш Виктор Рыбцев
и команда Учебного центра BRP ADVICE.